Gerakan paperless telah diterapkan dalam banyak sistem administrasi pemerintahan di Indonesia. Paperless merupakan sebuah proses mengubah dokumen berbentuk kertas ke digital. Disadari atau tidak, ini menjadi langkah kongkrit yang ikut menjaga kelestarian alam. Ketergantungan manusia pada kertas disebut-sebut salah satu pemicu pembabatan hutan. Lantaran kertas memakai pohon sebagai sumber bahan utamanya.
Bukan hanya pada tataran pemerintahan, komitmen mengurangi penggunaan kertas juga ditunjukkan insan Pertamina Patra Niaga Regional Sulawesi. Para Perwira Pertamina di sana berfikir keras untuk itu. Kemudian menciptakan sebuah inovasi bernama Auto Scheduling Block Trip Inspection and Maintenance Program (AS- BTIMP) atau program inspeksi dan pemeliharaan perjalanan blok penjadwalan otomatis.
Inovasi itu kini diterapkan di Subdivisi Supply & Distribution di wilayah Fuel Terminal (FT) Gorontalo dan FT Moutong Sulawesi Tengah (Sulteng). Menjadi inovasi pertama insan pertamina di wilayah Sulawesi. Setali tiga uang, inovasi yang sedianya bermaksud meningkatkan kinerja Sistem Informasi Operasi Distribusi (SIOD) untuk mengurangi intervensi manusia ini, ternyata secara otomatis juga mengurangi penggunaan kertas. Selain membawa perbaikan mendasar pada prosedur tata penyaluran BBM dari ke-dua FT tersebut ke wilayah kerjanya.
Senior Supervisor Community Relation Pertamina Patra Niaga Regional Sulawesi, Romi, menjelaskan dengan sistem itu, manejemen jadwal penyaluran semuanya terkontrol secara digital. Pola ini praktis mengurangi pemakaian kertas dalam setiap persetujuan pemberangkatan truck tangki. Sebelumnya proses itu dilakukan manual dengan menggunakan banyak lembaran kertas.
“Kita paperless. Mulai dari jadwal pengiriman hingga monitoring pengelolaan truck tangki sampai ke tujuan. Semuanya dikontrol melalui sistem digital,”jelas Romi.
Monitoring dimaksud adalah memudahkan pemantauan terhadap pergerakan Awal Mobil Tangki (AMT) yang ditugasi menyalurkan BBM dari FT Gorontalo dan Moutong. Mulai ketika mobil masuk depot FT, medical chek up hingga pengisian serta waktu tempuh penyaluran. Ini juga menjadi cara untuk memastikan kuota BBM utuh sampai ke SPBU baik secara kualitas maupun kuantitas.
Romi mengungkap, ada kebiasaan menyimpang (Fraud) dari para AMT dalam proses penyaluran BBM itu. Yang menyebabkan waktu tempuh perjalanan distribusi menjadi panjang. Mereka kerap keluar jalur. Ini memicu terganggunya pelayanan terhadap konsumen. Yang dilakukan AMT ini ketika keluar dari jalurnya adalah menjual sekian liter dari isi tangki truck ke pelanggan gelapnya. Romi menyebut kebiasaan itu dengan istilah “kencing” di jalan.
“Maka dengan SIOD itu, semua waktu tempuh diatur. AMT tidak boleh melewati waktu yang telah ditetapkan sampai ke tujuan. Jika melanggar,akan ada sanksi yang mereka terima,”ujarnya.
Penjadwalan digitalisasi ini juga memberi jaminan kepada konsumen tentang berapa lama waktu mereka menunggu kedatangan stok BMM. Romi mengklaim, kini waktu tempuh penyaluran dengan adanya sistem itu lebih efisien. Sekaligus kata dia memberi kepastian kuota yang sampai sesuai pesanan.
“Pengalaman kami selama ini ada distribusi yang menempuh waktu hingga 10 jam. Ternyata bisa ditekan menjadi hanya 2 jam karena perjalanan AMT untuk ‘kencing’ di jalan itu yang kita pangkas,”beber Romi.
Menurutnya, inovasi tersebut bertujuan memberi manfaat secara langsung bagi perusahaan dimasa mendatang dalam meningkatkan efisiensi pelayanan, menekan biaya produksi dan meminmalisir waktu pelayanan. Termasuk sebagai wujud meningkatkan pada aspek HSSE bagi insan Pertamina. HSSE merupakan budaya dan nilai yang dipegang kuat Pertamina sebagai prinsip dasar dalam pelayanan disemua sektor kerja.
Area Manager Communication, Relations & CSR Pertamina Patra Niaga Regional Sulawesi, Fahrougi Andriani Sumampouw berharap metode demikian dapat diterapkan pada semua wilayah operasional Pertamina di Sulawesi. Karena metode di FT Gorontalo dan FT Moutong ini merupakan bentuk nyata Pertamina mengoptimalkan kinerja SIOD yang meningkatkan kepuasan pelanggan. Utamanya menyangkut ketepatan waktu pengiriman BBM (Hamdi Anwar).
