PALU,CS – Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan (Prokopim) Sekretariat Daerah (Setda) Kota Palu menjadi unit kerja di sekretariat yang cukup sibuk.
Bukan hanya mengatur jadwal pimpinan untuk mengisi dan menghadiri kegiatan internal Pemerintah Kota (Pemkot) Palu dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Prokopim juga mengatur jadwal itu terhadap permohonan masyarakat dan institusi lainnya.
Bagian ini juga mesti menyiapkan segala sesuatunya. Mulai dari sambutan hingga menyiapkan master of ceremoni (MC), termasuk petugas dokumentasi.
Bila undangan untuk membuka suatu kegiatan ditujukan kepada wali kota dan wakil wali kota, maka Prokopim harus memastikan kesiapan waktu wali kota dan wakil.
Sedang jika wali kota dan wakil tidak berkesempatan, bagian Prokopim juga-lah yang mencari alternatif kepada siapa disposisi perwakilan pimpinan yang akan mengisi kegiatan dimaksud.
Urusan ini kelihatannya enteng, tapi jika dalam sehari permintaan wali kota dan wakil wali kota mengisi kegaiatan lebih dari 5 di tempat berbeda, maka tak terbayang bagaimana sibuknya untuk mengatur lalulintas protokoler pimpinan ini.
Apalagi jika Sumber Daya Manusia (SDM) atau personilnya terbatas. Belum lagi jika, ada permohonan mengisi acara yang datang secara tiba-tiba.
Itu hanya sebagian dari sekian banyak tugas pokok dan fungsi (Tupoksi) tugas yang harus dilaksanakan bagian Prokopim ini. Masih banyak lagi tugas yang dibebani ke bagian yang dipimpin pejabat eselon III ini. Contohnya untuk keperluan administrasi pimpinan.
Berangkat dari prolog di atas, Kepala Bagian Prokopim Setda Palu, Fatimah lantas berinovasi menciptakan sebuah inovasi untuk mengatur lalulintas protokoler itu secara digital. Inovasi tersebut diberi nama Sistem informasi Kelengkapan Penjadwalan dan Disposisi Terintegrasi (Si Kelor).
Dari namanya, inovasi ini untuk mempermudah mengetahui informasi penjadwalan acara dari semua OPD. Dari informasi OPD itu maka lalu-lintas protokoler pimpinan lebih mudah diatur dalam sebuah sistem penjadwalan digital.
Inovasi Si Kelor disosialisasikan langsung Kepala Bagian Prokopim Setda Kota Palu, Fatimah, Kamis 2 Oktober 2023 di Ruang Bantaya Kantor Wali Kota Palu.
Sosialisasi dibuka Sekretaris Kota (Sekkot) Palu Irmayanti Pettalolo yang di dampingi Asisten III, Imran Lataha sebagai asisten yang membawahi Bagian Prokopim.
Sekkot menegasakan inovasi ini merupakan upaya untuk meningkatan layanan dan bentuk percepatan penerapan sistem layanan secara elektronik.
Inovasi ini secara langsung memberi efisiensi dari sisi anggaran. Karena melalui penjadwalan digital ini maka mengurangi pembelian kertas, tinta printer, polpen dan lain-lain.
“Pelayanan yang berbasis elektronik ini meminimalisir banyak hal. Kami harap masyarakat lebih mudah dan cepat mendapat layanan,”kata Sekkot.
Melalui Si Kelor, pejabat pada semua jenjang jabatan dan struktural bisa langsung dapat memberi pelayanan tanpa harus menunggu jam kerja dan dimanapun bisa dilakukan.
Menurutnya Prokopim nantinya akan mengatur tentang penjadwalan dan disposisi terhadap kegiatan pemerintahan. Mulai dari siapa pejabat yang hadir untuk mengisi acara. Lalu akses informasi sambutan, substansi kegiatan yang akan dihadiri.
“Biasanya informasi ini putus. Misalnya dijadwa hadir jam 9 tapi kegaiatan dimulai jam 1. Terkadang sambutan tidak sesuai tema acara yang dilaksanakan. Maka Si Kelor ini akan mengatur terkait pejabat, dan sambutan pimpinan,”paparnya.
Kepada bagian kepegawaian OPD Sekkot meminta agar memasukkan informasi permohonan ke web Si Kelor secara konkrit tentang substansi acaranya sehingga pejabat yang mewakili pimpinan disesuaikan dengan tema acara.
Sekkot menyebut, web Si Kelor ini nantinya akan terintegrasi ke aplikasi Sangupalu. Aplikasi yang sebelumnya telah diluncurkan untuk memudahkan permohonan layanan secara digital dari semua OPD lingkup Pemkot Palu.
“Sehingga data dari semua OPD itu bisa diakses di aplikasi sangupalau atau satu data,”paparnya.
Kegaiatan sosialisasi dihadiri pejabat sekretaris dan Kasubag Kepegawaian dari seluruh OPD. Karena pejabat inilah yang berkaitan langsung untuk mengatur jadwal pimpinan dan kegiatannya.
Asisten III Pemkot Palu, Imtan Lataha mengapresiasi dan mendukung penuh web Si Kelor ini. Menurutnya aplikasi ini untuk mudahkan semua kegiatan pimpinan. Termasuk OPD ketika melaksanakan kegiatannya masing-masing.
Sejauh ini kata Imran masih banyak jadwal yang tidak terinformasi secara lengkap dan kerap mendadak. Terlebih kegiatan yang menghadirkan pimpinan.
“Prokopim agak kesulitan mendapatkan informasi tempat secara jelas dan bahan sambutan yang tidak jelas. Maka melalui Si Kelor, OPD harus beri kisi-kisi awal tentang tema kegaiatan agar sambutan yang akan dibuat bisa disesuaikan,”ujarnya.
Selain itu, aplikasi Si Kelor menurut Imran nantinya akan dikembangkan untuk bisa diakses umum terutama media massa untuk mendapat informasi mengenai isi sambutan dalam satu kegiatan pimpinan.
Kabag Prokopim Setda Palu, Fatima menjelaskan aplikasi Si Kelor dapat diakses melalui laman website. Seluruh Kasubag kepegawaian OPD saat ini telah mendapat user untuk akses tersebut.
Menurutnya inovasi ini muncul karena selama ini sistem penjadwalan masih dilakukan secara manual. Karena itu aplikasi ini juga sekaligus mendukung progam pemerintah untuk mengarahkan pelayanan secara digital.
“Pelayanan kita lebih ke paperless,”jelasnya.
Fatimah menjelaskan, si Kelor diakses dengan mengetik www.sikelor.web.id/ di halaman pencarian google.
Menurutnya dalam dalam web Si Kelor berisi kotak-kotak konfirmasi. Mulai jendela konfirmasi untuk mengirim undangan ke Prokopim. Lalu jendela permohonan untuk pejabat yang hadir dalam kegiatan. Termasuk konfirmasi permohonan MC
“Intinya agar prokopim bisa mengatur semua hal tentang persiapan sebuah kegiatan. Sekaligus untuk menyesuaikan keterbatasan SDM di bagian Prokopim,”jelasnya.
Dalam web Si Kelor, terdapat lima proses tahapan. Pertama pengajuan permohonan lalu penentuan tugas, kemudian tindak lanjut pimpinan, agenda pimpinan dan terakhir permohonan selesai (TIM).
